Közszolgálati adatvédelmi szabályzat

A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat közszolgálati nyilvántartásával összefüggő legfontosabb adatvédelmi, informatikai-biztonsági szabályokat tartalmazza különös tekintettel az adatkezeléssel, adattovábbítással és nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos adatvédelmi követelményekre.

I. Általános rendelkezések

1. A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat célja, hatálya

1.1. A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat célja

A szabályzat célja, hogy rögzítse és összefoglalja azokat a követelményeket és biztosítékokat, amelyek a helyi sajátosságokra figyelemmel biztosítják az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályok kialakítását.

1.2. A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat hatálya

1.2.1. A Szabályzat tárgyi hatálya

A szabályzat hatálya kiterjed a ………………………………  (közigazgatási szervnél) a közszolgálati nyilvántartással és a hozzá kapcsolódó iratok jogszabályszerű kezelésével összefüggő teljes adatkezelési és informatikai folyamatra.

1.2.2. A Szabályzat személyi hatálya

A szabályzat személyi hatálya kiterjed a …………………………………  (közigazgatási szerv) valamennyi szervezeti egységére, különös tekintettel azokra, ahol személyi adatokat használnak, kezelnek, tárolnak, vagy továbbítanak, valamint a betekintésre jogosultakra és az ügykezelés folyamatában személyi irattal érintkezőkre.

1.2.3. A Szabályzat időbeli hatálya

A szabályzat időbeli hatálya kiterjed a közszolgálati alapnyilvántartással és a kapcsolódó személyi iratokkal összefüggő teljes adatkezelési és informatikai folyamatra, az irat beérkezésétől, keletkezésétől a megsemmisítésig.

2. A Szabályzat elkészítése az alábbi jogszabályokon alapul

- az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló a 2011. évi CXII. törvény,

- a hivatalos statisztikáról szóló 2016.évi CLV. törvény,

- a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény, (a továbbiakban Kttv.)

- a közszolgálati személyügyi nyilvántartásra és statisztikai adatgyűjtésre, a közszolgálati alkalmazottak és a munkavállalók személyi irataira vonatkozó szabályokról, valamint a kormányzati igazgatási szervek álláshelyeinek nyilvántartásáról szóló 87/2019. (IV. 23.) Korm. rendelet.   (a továbbiakban Korm.r.)

3. A Szabályzat tartalma

A Közszolgálati Adatvédelmi szabályzat a következő témákhoz kapcsolódóan tartalmaz előírásokat:

-     a személyi iratok kezelésének adatvédelmi követelményei;

-     a közszolgálati alapnyilvántartás vezetésének szabályai;

-     a betekintési jog gyakorlásának szabályai;

-     a közszolgálati nyilvántartást kezelő, személyes adatot tartalmazó számítógépes információs rendszer adatvédelmi és adatbiztonsági szabályai;

II. Részletes szabályok

1. Alkalmazás, munkaerő-felvétel során végzett adatkezelés

1.1. A ………............ (közigazgatási szerv) munkaerő-felvétel során jogosult megismerni a meghirdetett állásra jelentkező természetes személy pályázati anyagában megadott személyes adatait, amelyet közvetlenül vagy közvetve juttat el a ....................... (közigazgatási szervhez).

1.2. A jelentkező köteles erre vonatkozó hozzájárulását a jelen Szabályzat 4. sz. melléklet tartalmával megegyező nyilatkozat útján megtenni.

A jelentkező hozzájárulása akkor tekinthető jogszerűnek, ha

-        az önkéntes;

-        pályázatának elbírálására vonatkozik;

-        megfelelő tájékoztatáson alapul;

-        egyértelmű akaratnyilatkozat.

1.3. A ........  (közigazgatási szerv) a jelentkező által megküldött pályázati anyag beérkezését követően köteles (postai vagy elektronikus levél formájában) – az érintettel való első kapcsolatfelvétel alkalmával – tájékoztatni a jelentkezőt a jelentkezővel kapcsolatos adatkezeléséről a szabályzat 3. sz. mellékletét képező tájékoztatás megküldésével), és – amennyiben hozzájáruló nyilatkozatot nem tett – arról, hogy hozzájáruló nyilatkozatát milyen formában teheti meg.

A hozzájáruló nyilatkozat megtételét megelőzően a ................  (közigazgatási szerv) a pályázati anyagban rögzített személyes adatok megismerésére nem jogosult.

1.4. A .......................  (közigazgatási szerv) a jelentkező pályázati anyagában meghatározott személyes adatokat kizárólag a munkaerő-felvétel céljából, a jelentkező alkalmasságának megállapítása érdekében ismerheti meg és kezelheti.

1.5. Amennyiben az adott jelentkező vonatkozásában a munkaerő-felvétel sikertelen vagy a ............................  (közigazgatási szerv) által tett ajánlatot a jelentkező elutasítja, úgy a ………..…........  (közigazgatási szerv) a jelentkező valamennyi általa kezelt személyes adatát késedelem nélkül törölni köteles és erről előzetesen köteles tájékoztatni a jelentkezőt.

1.6. Amennyiben a munkaerő-felvétel sikeres, úgy a jelentkező által megadott azon adatok, amelyeket a munkáltató jogcím birtokában kezelhet, a közszolgálati tisztviselőről, munkavállalóról kezelt személyes adatok részét képezik azzal, hogy annak kezeléséhez a leendő munkavállaló – a munkaszerződés aláírását megelőzően – köteles hozzájárulni.

1.7. A ....................  (közigazgatási szerv) a jelentkezőről – a pályázati anyagában megadott személyes adatokon túl – egyéb forrásból személyes adatot nem szerezhet be és nem teheti a munkaerő-felvétel alkalmával szűrési feltételek részévé, kivéve, amennyiben a .........................  (közigazgatási szerv) jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges körben a jelentkező közösségi médiaprofiljának vizsgálata során olyan adat válik a .................................  (közigazgatási szerv) számára hozzáférhetővé, amely a jelentkező pályázati anyagából hiányzik és az adott munkakör betöltése szempontjából releváns.