Eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzata
Vállalkozás neve:
Vállalkozás székhelye:
Vállalkozás cégjegyzékszáma:
Tartalomjegyzék
I. Az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzat elkészítésének kötelezettsége
II. A leltározás célja
III. A leltározási alapfogalmak
IV. A leltározás időpontjai
V. A leltár fajtái
VI. A leltárfelvétel módja, módszerei
VII. A leltárral szemben támasztott formai és tartalmi követelmények
VIII. Leltárral kapcsolatos feladat-, hatáskörök és felelősségek
IX. A leltározás előkészítése
X. Leltározás végrehajtása
X.1. Az Immateriális javak leltározása
X.2. Tárgyi eszközök és beruházások leltározása
X.3. A befektetett pénzügyi eszközök, forgóeszközök között kimutatott értékpapírok leltározása
X.4. A készletek leltározása
X.5. Követelések, kötelezettségek leltározása
X.6. A pénzeszközök leltározása
X.7. Aktív és passzív időbeli elhatárolások
XI. A leltározás bizonylati rendje
XII. A leltárfelvétel adatainak feldolgozása, kiértékelése
XII.A) A leltárkülönbözet
XII.B) A leltárhiány
XII.C) A kiértékelés.
XIII. A leltározás ellenőrzése
XIII. A) A leltározás előkészítésének ellenőrzése
XIII. B) A leltározás folyamatának és végrehajtásának ellenőrzése
XIII. C) Téves leltárfelvétel
XIII. D) A leltárfeldolgozás ellenőrzése
XIV. Záró rendelkezések
1. számú melléklet: Leltározási utasítás
2. számú melléklet: Leltározási ütemterv
3.számú melléklet: Leltárfelvételi módok és időpontok
4. számú melléklet: Megbízó levél leltárbizottsági tagi/vezetői feladatok ellátására
5. számú melléklet: Megbízó levél a leltár (fő)bizottsági feladatok ellátására
6. számú melléklet: Megbízó levél a leltárvezetői feladatok ellátására
7. számú melléklet: Leltározási jegyzőkönyv
8. számú melléklet: Hiány-többlet jegyzőkönyv
9. számú melléklet: Átadás-átvételi jegyzőkönyv az analitikai nyilvántartásban szereplő eszközökről/ készletekről
10. számú melléklet: Jegyzék az ideiglenesen kiadott eszközről, készletről
11. számú melléklet: Jegyzőkönyv kiszállított árukról
12.számú melléklet: Jegyzőkönyv leltározás ellenőrzéséről
13. számú melléklet: Jegyzőkönyv leltározás ellenőrzéséről
14. számú melléklet: Jegyzőkönyv pénzeszközök és értékcikkek leltározásáról
15. számú melléklet: Leltárfelelősségi megállapodás tartalmára vonatkozó rendelkezések
I. Az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzat elkészítésének kötelezettsége
A eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzat elkészítése a számvitelről szóló 2000.évi C. törvény (továbbiakban: Sztv.) 14. § (5) bekezdésében rögzített kötelezettség, annak előírásai alapján készült.
- Az Sztv. 69. §-ának (1) bekezdése alapján a vállalkozásnak a könyvek év végi zárásához, az éves, illetve egyszerűsített éves beszámoló elkészítéséhez, a könyvviteli mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítania és az Sztv. előírásai szerint megőriznie, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a könyvviteli mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben.
- Az üzleti évről, december 31-ei fordulónappal készített könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat - ideértve az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokat is – a vállalkozásnak minden évben leltároznia kell.
- Elegendő a számviteli szabályok szerint elvárt leltározást kétévenként végrehajtani, ha a tulajdon védelme megfelelően biztosított és ellenőrzött, valamint az eszközökről és az azok állományában bekövetkezett változásokról folyamatosan részletező nyilvántartást vezet mennyiségben és értékben.
- Kötelező a leltározást végrehajtani, amennyiben az intézménynek évközbeni beszámoló készítési kötelezettsége keletkezett.
- A leltárnak a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források valódiságát kell alátámasztania. A leltárnak tartalmaznia kell tételesen és ellenőrizhető módon a szervezet eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait értékben.
- Az eszközök - kivéve az immateriális javakat, a követeléseket (ideértve a kölcsönöket, a beruházási előleget és az aktív pénzügyi elszámolásokat) - leltározását mennyiségi felvétellel, a csak értékben kimutatott eszközök (az immateriális javak, a követelések, az idegen helyen tárolt - letétbe helyezett, portfólió-kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapírok, illetve a dematerializált értékpapírok) és a források leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani.
- Az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközöket a vállalkozás az üzemeltetést, kezelést végző szerv által a december 31-ei fordulónapra vonatkozó évenkénti leltározása alapján elkészített, hitelesített és a megállapodásban meghatározott időpontig megküldött leltárral köteles alátámasztani.
A szabályzat elkészítésének és aktualizálásának határideje:
- újonnan alakuló gazdálkodó a megalakulás időpontjától számított 90 napon belül köteles elkészíteni.
- törvénymódosítás esetén a változásokat annak hatálybalépését követő 90 napon belül kell a számviteli politikán keresztülvezetni.
A szabályzat elkészítéséért felelős személy
A szabályzat elkészítéséért, módosításáért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy felelős.
1. vállalkozás vagyonának számbavétele.
2. a helyes eszköz- és forrásállományok megállapításán keresztül a mérleg valódiságának biztosítása,
3. a főkönyvi könyvelés, illetve az analitikai nyilvántartások pontosságának, egyezőségének ellenőrzése és egyúttal a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítése,
4. az eltérések kimutatása, a nyilvántartások tényleges vagyoni helyzetének megfelelő rendezése,
5. a vállalkozói tulajdon védelme és az anyagi felelősök elszámoltatása,
6. a csökkent értékű készletek, valamint a használaton kívüli eszközök feltárása.
II. A leltározás célja
A leltározás, a leltár célja a gazdálkodó vagyonának számbavétele.
A pénzügyi, üzleti évről, december 31-ei fordulónappal készített könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat minden évben leltározni kell. A leltárnak lehetővé kell tennie:
- az éves beszámoló és egyéb közzétételre kerülő beszámoló tételeinek dokumentálhatóságát, alátámasztását,
az eltérések kimutatását, a nyilvántartások rendezését, a tényleges vagyoni helyzetnek megfelelően.
III. A leltározási alapfogalmak
1) Leltár: olyan tételes kimutatás, amely az eszközöknek és a kötelezettségeknek a valóságban fellelhető, előtalálható mennyiségét és értékét meghatározott időpontra vonatkoztatva tartalmazza.
2) Leltározás : a vállalkozás tulajdonában lévő, illetve kezelésébe, vagy használatába adott eszközök mennyiségi és értékbeni, valamint a források értékbeni számbavétele. A leltározási tevékenység kiterjed az vállalkozás birtokában lévő idegen eszközökre is.
3) Leltározási tevékenység: a leltár adatainak a nyilvántartásokkal történő egyeztetése, a megállapított eltérések okainak (hiányok és többletek) vizsgálata, a felelősség megállapítása, valamint a leltáreltérések megszüntetése érdekében tett, illetve előírt intézkedés.
4) Kiegészítő leltár: a leltározás alapján készített kimutatás, amely azokat az eszközöket és forrásokat tartalmazza, amelyek a könyvviteli mérlegben nem szerepelnek. A kiegészítő leltár magába foglalja a leltározás eredményeként megállapított munkahelyen használatba lévő és csak mennyiségben nyilvántartott kis értékű tárgyi eszközöket, kis értékű szellemi termékek és kis értékű vagyoni értékű jogok állományát.
5) Leltározási és leltárkészítési kötelezettség : az vállalkozás valamennyi eszközére és forrására kiterjed, függetlenül attól, hogy a mérlegben értékkel szerepelnek-e vagy sem. A mérlegben értékben nem szereplő eszközök leltározása a tulajdon védelme és az elszámoltatás lehetőségének biztosítása érdekében szükséges.
6) Leltározási utasítás: a vállalkozás vezetője által a leltározást megelőzően kiadott utasítás, amely elrendeli a leltározás végrehajtását, kijelöli a leltározási bizottság tagjait
7) Leltározási ütemterv: a leltározási utasításban vagy gazdasági vezetői intézkedésben megjelölt konkrét eszköz illetőleg forráscsoport leltározási feladataira vonatkozó feladatterv, amely részletesen tartalmazza a létrehozásra kerülő bizottságok, leltári körzetek, az ahhoz tartozó leltározási egységek, leltárfelelősök és más a leltár végrehajtásában és ellenőrzésében résztvevő személyek leltározás során végrehajtandó feladat, felelősségi- és hatásköreit, valamint a végrehajtás határidejét.
8) Leltározási bizottság: a leltározási utasításban kijelölt bizottság, amely irányítja, koordinálja az vállalkozás leltározási tevékenységét, ellenőrzi a leltározással összefüggő feladatok végrehajtását, szabályosságát, javaslatot tesz a leltár során felmerült eltérések rendezésére.
9) Leltározási körzet: fizikailag elhatárolható, azonosító számmal megjelölt terület, mely segítségével biztosítható az vállalkozás egészére vonatkozóan a leltárfelvétel teljes körűsége. A leltározási körzet az vállalkozás – leltározási utasításban meghatározott - leltározási egységei vagy kijelölt helyiségei, illetve eszközei, forrásai leltározásának végrehajtására kialakított egység.
10) Leltári körzetbizottság: a leltározási utasításban meghatározott - szervezeti egységvezetők által kijelölt - tárgyévi leltározást végrehajtó csoportok.
11) Leltározási egység: a leltározási utasításban meghatározott, azonosító számmal megjelölt vagy azonosítható, szervezeti egységekhez, helyiségekhez illetve személyekhez köthető elkülönítetten kialakított számviteli nyilvántartási egységek.
12) Leltárfelelős: a leltári egységnél kijelölt, a leltári egységre vonatkozóan nyilvántartásban szereplő eszközökkel és/vagy készletekkel megterhelt személy, aki felelős a részére meghatározott leltározási feladatok végrehajtásában.
13) Leltározási jegyzőkönyv: a leltározási (körzet)bizottság(ok) által a leltározás végrehajtásáról készített összefoglaló dokumentum.
14) Hiány-, többlet jegyzőkönyv: a leltárfelelős által készített dokumentum, amely a leltárértékelés során feltárt eltérések indokait és a felelős megállapítását rögzíti.
15) Összesítő leltárjelentés: a leltározási (fő)bizottság által készített dokumentum, amely a leltár alapbizonylatain – leltárfelvételi ívek, leltárjegyzőkönyvek, a hiány/többlet jegyzőkönyvek – alapul.
16) Átadás-átvételi jegyzőkönyv: leltárfelelős személyében történt változás esetén a felelősségi körébe tartozó eszközök/készletek átadás-átvételét rögzítő dokumentum.